GRONINGEN – Achter de schermen van het Groninger verenigingsland worstelen veel student-penningmeesters met de financiën. Onervarenheid en onwetendheid spelen een grote rol. “Meestal weten studenten helemaal niet waar ze aan beginnen.”

Auteur: Marianne Vriesema

“Waarde leden,” begint de penningmeester van Groninger studentenvereniging Dizkartes tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) van juni 2023 zijn verhaal. “Ik sta hier allen voor jullie om de drankprijzen voor het verenigingsjaar 2023-2024 vast te stellen. Vorig jaar is besloten om de drankprijzen niet verder te verhogen.” Zijn stem galmt door het monumentale pand aan de Peperstraat waar de vereniging huist. “Ook dit jaar gaan we dat niet doen.” De voorzitter valt hem bij: “Dan zijn bij de volgende hamerslag de drankprijzen voor 2023- 2024 vastgesteld!” De zaal joelt. De hamer klinkt. Het oordeel is geveld.

Vier maanden later moet het nieuwe bestuur van Dizkartes toch op dit besluit terugkomen: de marges op drank blijken te laag, waardoor de vereniging al een aantal jaar verlies draait. Over de exacte cijfers wil het bestuur geen uitspraak doen, maar duidelijk is dat het gaat om een aanzienlijk bedrag.

Dizkartes is niet de enige Groninger vereniging waarbij het de afgelopen jaren financieel uit de hand is gelopen. Anonieme bronnen bevestigen dat bijvoorbeeld ook basketbalvereniging Donar Groningen en studievereniging notarieel recht Vevonos recent last hebben (gehad) van geldproblemen. Het begint bij kastekort van een paar honderd euro, maar loopt bij sommige verenigingen op tot een verlies van meer dan 30.000 euro. Hoe kan het zo vaak misgaan bij studie- en studentenverenigingen?

“Het penningmeesterschap is geen populaire functie,” vertelt een oud-bestuurslid van studievereniging notarieel recht Vevonos die niet bij naam genoemd wil worden. “En ook geen makkelijke functie. Meestal weten studenten helemaal niet waar ze aan beginnen.” Dat terwijl er een grote verantwoordelijkheid op de schouders van de fiscus rust: met het penningmeesterschap zijn grote bedragen gemoeid. Het budget van verenigingen als Vindicat en Albertus Magnus loopt op tot ver in de miljoenen. Maar zelfs kleine studentenverenigingen – Vevonos heeft zo’n 300 leden – hebben vaak een begroting van tienduizenden euro’s.  

“Het gaat om kleine dingen,” zegt het anonieme oud-bestuurslid. “Niet weten hoe je belasting moet afdragen. Niet weten hoe je belastingaangifte moet doen. Belastingaangifte te laat doen. Geknoei op een jaarrekening. Bonnetjes kwijt. Kosten heen en weer schuiven. Gesjoemel met boekjaren. Telfouten. Dingen waar de penningmeester gemakkelijk mee wegkomt.”

De ALV van Vevenos controleerde nauwelijks. Niet uit onwil, maar uit onmacht. “We zijn een kleine vereniging, dus een ALV wordt niet druk bezocht. We mogen al blij zijn als een tiende van de leden komt opdagen. En bovendien: de leden die er wel zitten, hebben ook de ballen verstand van financiën. Eigenlijk kun je alles maken als fiscus.”

De rest van het bestuur had destijds wel zijn twijfels bij het reilen en zeilen van de Vevonos-penningmeester. “Wij wilden er graag melding van maken, maar waar konden we terecht? Bij de RUG hoefden we niet aan te kloppen en officiële instanties waarbij je zoiets kunt melden bestaan niet,” zegt het oud-bestuurslid.

Een anonieme bron binnen het bestuur van de Friese studentenvereniging Bernlef, herkent zich in dit probleem. “Bij ons is voorgaande jaren ook het een en ander misgegaan. Gelukkig wordt het altijd wel weer opgelost, maar kassiers moeten helemaal zelf uitvogelen hoe het allemaal werkt. Ik weet bijvoorbeeld niet eens hoe snel ik aansprakelijk ben voor eventuele fouten.”

Niet zo snel, zegt Arno Akkermans, hoogleraar aansprakelijkheidsrecht aan de VU Amsterdam. Volgens hem komt persoonlijke aansprakelijkheid – dus als je als bestuurder zelf moeten dokken voor fouten die je hebt gemaakt namens de vereniging – pas in beeld als je willens en wetens de boel verprutst. “Daarbij moet je denken aan vrij extreme dingen, zoals stelen uit de kas of weten dat er gestolen wordt uit de kas en er niets aan doen. De drempel ligt hoger dan bij ‘normale’ aansprakelijkheid zoals die geldt in het dagelijks leven.”

Maar als toch niemand de penningmeester controleert, gebeurt het dan wel eens dat er een vingertje in de kas verdwijnt? Uit een onderzoek van de Groene Amsterdammer uit 2021 blijkt dat in acht jaar tijd minstens 260 penningmeesters uit Nederland geld uit de kas van hun club of stichting gehaald. Gezamenlijk staken ze minimaal 40,7 miljoen euro in eigen zak. 

Ook dat is studentenverenigingen niet vreemd. Zo werd bij studentenvolleybalvereniging Kroon in 2011 geld verduisterd door de toenmalige penningmeester. Een jaar later kwam studentenfestival Stukafest in de financiële problemen door fraude van de fiscus: sponsorinkomsten waren rooskleuriger ingeschat dan ze in werkelijkheid waren. En in 2014 zag de penningmeester van financiële studentenvereniging Risk zich gedwongen zijn ontslag in te dienen nadat bekend werd dat hij ongeoorloofde transacties had verricht.

Volgens de Vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk (VNOV) kunnen studentenverenigingen bijvoorbeeld een kascommissie instellen om te zorgen dat het niet zo ver komt, of bedragen boven een bepaalde grens laten controleren door een ander bestuurslid. Ook de hulp van een externe financieel adviseur is aan te raden, mocht daar budget voor zijn.

Dorien Lekkerkerk, oud-penningmeester van studievereniging VIP (Psychologie), had zo’n financieel adviseur. “Ik vond dat heel fijn,” vertelt ze. “Hij hielp mij bijvoorbeeld met de belastingaangifte. We hadden heel nauw contact, dus als ik iets niet wist of als ik ergens tegenaan liep, kon ik hem gewoon appen.”

Dizkartes had jarenlang geen financieel adviseur. Misschien dat het daarom fout is gegaan bij de vereniging? “Sinds een maand of drie hebben we daarom een professionele boekhouder die ons helpt bij de financiën,” laat het bestuur desgevraagd weten. “De eerste cijfers zijn positief. Dizkartes is hard op weg om het verlies van voorgaande jaren weer om te zetten in winst.”

In een eerdere versie van dit verhaal stond roeivereniging Gyas. Dat had basketbalvereniging Donar Groningen moeten zijn.